(趣旨)

第1条　この規程は、日田玖珠広域消防組合(以下「組合」という。)における事務の能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、日田玖珠広域消防組合消防本部(以下「消防本部」という。)、消防署及び出張所(以下「消防署等」という。)において収受し、発送し、保管し、又は保存する全ての公文書及び簿冊類(磁気記憶装置及びマイクロフィルムを含む。)をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、全て正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するように努めなければならない。

(文書主義の原則)

第4条　全ての事案は、原則として文書により処理するものとする。

(課長の責務)

第5条　消防本部の各課、消防署及び出張所(以下「課等」という。)の長(以下「課長」という。)は、常にその課等における文書事務が円滑、適切に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書主任)

第6条　課等に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第7条　文書主任は、課長の命を受けて次に掲げる事務を処理する。

(文書担当課長の職務)

第8条　文書担当課を消防本部総務課とし、文書担当課長を総務課長とする。

(公文書の種類)

第9条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(用字及び用語)

第10条　用字及び用語は、次の各号によらなければならない。ただし、人名、地名、学術用語等これによることが不適当と思われるものは、この限りでない。

(公文書の左横書き)

第11条　公文書は、次に掲げるものを除くほか、原則として左横書きとしなければならない。

(簿冊)

第12条　文書の取扱いに必要な簿冊及びその備付課は、次のとおりとする。

(文書受付印、起案用紙等)

第13条　前条に定めるもののほか、文書受付印、起案用紙その他文書の取扱いに要するものは、次のとおりとする。

(文書の収受及び配布)

第14条　消防本部に到着した文書は、文書担当課において収受し、次によって取り扱わなければならない。

(他課に関係ある文書)

第15条　配布された文書で他課に関係あるものは、文書主任においてその写しを作成し、関係課に配布するものとする。

(主管課での収受)

第16条　本人又は代理人が直接主管課に提出する文書等は、主管課で収受し、第14条の規定の例により処理しなければならない。

(配布文書の処理)

第17条　主管課長は、文書の配布を受けたときは直ちに閲覧し、文書主任をしてその余白に文書受付印を押し、受付年月日、記号及び番号を記入した上、文書受発件名簿に記載し直ちに回覧させ、課長自ら処理するもののほかは、主務者を定め、処理事項を指示して遅滞なく処理させなければならない。

(主管に属しない文書)

第18条　配布を受けた文書で主管に属しないものがある場合は、文書担当課へ返付する。ただし、配布先が明確なものは、課相互間で授受しても差し支えないものとする。

(文書の起案)

第19条　文書の起案には、起案用紙を用いなければならない。ただし、一定の簿冊で処理できるもの又は軽易な文書で直ちに処分案を処理できるものは、この限りでない。

(関係書類の添付)

第20条　起案文書及び回覧文書には、起案理由、処理方針その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が定例又は軽易なものは、これを省略することができる。

(取扱いの表示)

第21条　起案文書及び回覧文書(収受し、又は作成した文書のうち施行を要しない文書をいう。)には、当該文書が非公開文書に該当するかどうか等について、所定欄に表示をしなければならない。

(決裁区分)

第22条　起案文書及び回覧文書には、次の決裁区分を表示しなければならない。ただし、第4号及び第5号に係る決裁区分については、必要に応じて、当該役職に相応した決裁区分を表示しても差し支えないものとする。

(公文書の発信者名)

第23条　発送文書の発信者名は、次の各号による。

(決裁順序)

第24条　文書は、次の順序によって決裁又は閲覧を受けなければならない。

(合議)

第25条　他の課に関係ある文書は、その関係する課長に合議しなければならない。

(消防署所掌事務文書の特例合議)

第26条　消防署の所掌事務のうち消防長以上の決裁を要する文書(財務を除く。)で特に重要と認められるものについては、消防署長及び消防本部担当課長に合議しなければならない。

(文書担当課との協議)

第27条　次の各号に掲げる事項に係る起案文書は、文書担当課と協議しなければならない。

(起案文書及び回覧文書の特別取扱い)

第28条　重要又は異例の起案文書及び回覧文書には「重要」の表示をし、起案者又はその上司が携行して説明に当たらなければならない。

(起案文書の修正及び廃止)

第29条　起案文書の記載事項に修正があるときは、修正箇所を2本線で見消しにし、修正印を押して、当該修正を行うものとする。

(決裁年月日)

第30条　決裁権者の決裁が終了した起案文書には、主管課において決裁年月日を記入しなければならない。

(記号及び番号)

第31条　公文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付けなければならない。

(文書の浄書)

第32条　決裁を受けた文書で施行を要するものは、次により主管課で浄書しなければならない。

(公印の使用)

第33条　浄書文書には、日田玖珠広域消防組合公印規則(平成19年規則第6号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。この場合において、必要があると認められるときは、併せて契印を押すものとする。

(文書の回付)

第34条　第32条の規定により、浄書し、又は包装した文書及び物品で発送を要するものは、退庁時間2時間前までに文書担当課において発送の手続をしなければならない。ただし、緊急を要する場合は、この限りでない。

(時間外における文書の取扱い)

第35条　文書担当課職員の勤務時間外における文書の取扱いは、当直勤務者が収受し、勤務終了時に文書担当課に引き渡すか又は次の当直勤務者に引き継ぐものとする。

(文書の発送)

第36条　文書担当課長は、第32条から第34条までの手続を終わった庁外宛の文書は、次の区分により発送しなければならない。

(施行年月日の記入)

第37条　文書を施行したときは、起案用紙の所定欄に施行年月日を記入しなければならない。

(文書の編集)

第38条　文書が完結したときは、次の各号に掲げる要領により、別に定める文書の分類ごとに簿冊として編集しておかなければならない。

(保存期間)

第39条　文書の保存期間は、次の各号に掲げるとおりとする。

(製本)

第40条　第38条の規定により編集した簿冊は、当該年又は年度終了後各課において速やかに製本しなければならない。ただし、年又は年度中途において同条第5号に規定する厚さになったときは、その都度製本することができる。

(各課保管)

第41条　各課長は、前条の規定により製本した簿冊を当初1年間各課において保管しなければならない。

(文書の保存)

第42条　文書主任は、前条の規定による保管期間を経過した文書については、文書目録を整備し、速やかに書庫に保存しなければならない。

(書庫の管理)

第43条　書庫は、文書担当課長が管理する。

(保存文書の借覧)

第44条　書庫に保存中の文書を借覧しようとする者は、文書担当課長に申し込むものとする。

(借覧期間)

第45条　文書の借覧期間は、5日以内とする。

(借覧文書の取扱い)

第46条　借覧文書は、文書担当課長の承認を得た場合を除き、抜取り、取替え、補追、訂正又は転貸をしてはならない。

(庁外持出しの制限)

第47条　借覧中の文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特別の事由があるときは、文書担当課長の承認を得て持ち出すことができる。

(文書の廃棄)

第48条　主管課長は、保存期間の経過した文書について、遅滞なく廃棄しなければならない。ただし、特に必要がある場合において、更に別の期間を定めて保存することができる。

(文書目録の整理)

第49条　主管課長は、前条の規定によって処分した文書については、文書目録に廃棄年月日を記載し、その経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の取扱い)

第50条　出先機関の長は、出先機関における文書の取扱いについて、その機構に応じ、前章の規定に準じてそれぞれ文書の取扱いをしなければならない。